問題描述
昨天有個業務說影印機掃描PDF檔傳到他的email收不到，助理的卻可以，請我幫他看一下，我想到幾種可能:
- 他的IP線路又不通了
- 他的應用程式有問題
- 其實只是檔案太大還沒發出來，或是傳輸過程發生錯誤
- 其實根本寄錯人
我先點他的下載郵件按鈕，正常顯示正在下載郵件，過幾秒變成目前沒有新郵件，可以排除1.、2.的原因，同時我也立刻去掃瞄了一頁pdf，他的信箱也收的到，排除了3.和4.。這時助理說她轉寄信件給業務的時候會跳出一封信:
1 | 主旨: Undelivered Mail Returned to Sender |
看到最後一行，懂了，接收方的收件夾爆了，那我把信件搬出收件夾可以吧?建了一個新資料夾在電腦本機，把將近2000封信件移過去(這個獨立文章說明)，並且壓實檔案(google很多篇都說要把快取刪除、清除垃圾桶…)，請助理再寄一次，還是不行。
處理方式
試了幾次都失敗，這時我想起工廠那邊負責管理信箱伺服器的同事，他說每個人的信箱都有固定的容量配額，他們那邊的同事都是收完信就會自動刪除伺服器上的信件，但電腦的信件都還是存在，聽完講解之後，大概整理出我們電腦信箱的收件模式，後來跟部門前輩確認過想法也是正確的:
這次的問題是出在收件人(紅色區塊)的mail server容量滿了，寄件人沒辦法把信件送進接收方的mail server空間，所以收件人在應用程式(粉色區塊)無法接收到新的信件。解決方式就是去伺服器方提供的管理介面，網址可能是郵件伺服器ip+使用的port(這個還是要問負責管理的人，我們公司是這樣，不代表全部的公司)，輸入信箱帳密就可以看到伺服器上所儲存的信件，刪除「伺服器上」的信件，並清空「伺服器上」的垃圾桶，把空間空出來，就可以正常收發。
附上mail server的容量示意，滿出來的當事帳號忘記截圖(請自行想像399.95MB/400MB的畫面)，拿我自己的來說明，這邊顯示200MB就是對應上圖，我的紅色區塊只能儲存200M容量的信件，目前只使用了3.77MB，不同廠商的介面我猜也會有這個。
至於上面提到的那封信件就是伺服器發給寄件人說:「對方的收件匣爆了，你的信進不去喔」，寄件人就要去通知收件人該清理信箱了~
等等…那跟ThunderBird有甚麼關係
打開工具/帳號設定，在帳號下的伺服器設定，我們可以看到這邊有個選項是不刪除伺服器上的郵件，
由於這個業務有時會用手機收發信，如果不勾選這個選項，電腦接收信件之後，他的手機就會看不到剛才接收的那封信，因為電腦接收信件的當下，伺服器(紅色區塊)就會把信件刪除，當手機(粉色區塊)要去下載信件的時候，信件早就已經從伺服器上刪除了，所以可以用這個選項把信件保留下來。
但是!這個業務的電腦沒有設定定期刪除的天數，所以從6月多開始的信件都囤積在server上，也沒有整理郵件，累積到現在就塞爆了!
刪除伺服器上的郵件會對我的信箱有甚麼影響嗎?
其實不會，因為你的信件已經下載到應用程式裡了，要備份會動到的檔案也是下載下來的。硬要說影響的話，可能就是未來有一台新的裝置(手機、電腦或其他)要裝信箱應用，就像上面提到的，連接這個mail server的時候會載不到伺服器上已經刪除的信件，再舉個有情境的例子好了:
我信箱伺服器設定保存最多30天就會刪除，有一封31天前用ThunderBird收到的信，伺服器上已經被刪除、消失了，我本機的ThunderBird還是有這封信，可是我用剛剛裝的gmail app去收同樣這個信箱的信，我載不到這封31天前的信。
結論
定期清才不會發生這次的問題，手動刪除信件也可以(符合第二個選項:直到我將它們刪除)，個人推薦設定時間自動刪除，畢竟工作不一定有時間整理信箱阿~ 而且每天都會收信不太會有還沒載到本機應用程式就被刪除的問題，一直留著不知道會不會再看的，就算容量開到1TB，總有一天也是會滿的呀~